31.1.1. Información sobre la nueva normativa SEPA

Antes de ponernos a explicar los distintas opciones que tiene el programa para adaptarse a la nueva normativa del SEPA, vamos a hacer una explicación de los cambios que se van a producir.

A. Introducción

La zona única de pagos en euros (SEPA) es el área en el que ciudadanos, empresas y otros agentes económicos pueden efectuar y recibir pagos en euros en Europa, dentro y fuera de las fronteras nacionales, en las mismas condiciones y con los mismos derechos y obligaciones, independientemente del lugar en que se encuentren.

El Reglamento UE 260/2012, indica que partir del 1/2/2014, tenemos que adaptarnos a esta normativa. Por lo que se producirá una serie de cambios, que nos afecta:

– Cuenta bancaria deja de existir como tal y se pasa a trabajar con el IBAN de la cuenta y el BIC de la entidad bancaria.

– Tipo de Domiciliación:

– Gestión de mandatos:

o El deudor, titular de la cuenta de cargo, debe firmar la orden de domiciliación o mandato.
o El acreedor, proveedor, deberá custodiar el mandato junto con sus posibles modificaciones o su cancelación, por el tiempo que le pueda ser requerido.
o El mandato debe de tener un código único que identifique el tipo de mandato, duración…
o El mandato se puede dar para operaciones únicas o recurrentes (continuadas).
o La validez del mandato para operaciones recurrentes es indefinida al menos que hayan pasado 36 meses sin haber realizado ningún adeudo que pierde su validez.

B. Clientes: Procedimiento para domiciliar los adeudos:

B.1. Autorización del Mandato:

Las empresas o acreedor tienen que decidir que tipo de adeudo quieren realizar a sus clientes.

El tipo de mandato que se puede enviar es:

– CORE: Para particulares y empresas.
– COR1: Para los particulares y empresas de algunos países, ejemplo España.
– B2B: Para los clientes empresas y autónomos.

Una vez decidido, se enviará al cliente el mandato correspondiente junto con un documento explicativo de la norma.

El cliente o deudor enviará el mandato rellenado y firmado al deudor.

A partir de este momento, ya se pueden emitir adeudos al cliente.

El programa Indot tiene una gestión de mandatos para enviar los mandatos de forma individual o masiva, rellenados o en blanco y recepcionarlos. Con esta gestión, el programa controlará la emisión de los adeudos a los clientes.

El mandato tiene tres estados:

– Pendiente: Se ha emitido el mandato pero no se ha enviado al cliente.
– Enviado: Se ha enviado el mandato al cliente.
– Recibido: Hemos recepcionado el mandato firmado por el cliente y se ha escaneado y adjuntado a la ficha del cliente.

B.2. Tipo de Clientes:

2.1. Nuevos clientes, a los que se acuerde realizarles adeudos bancarios:
La empresa enviará al cliente el mandato. Se puede optar por realizarlo de dos maneras:
– Para clientes potenciales, que no tenga ningún dato de la empresa, se enviará el mandato elegido en blanco para que lo rellene y lo firme el cliente. En el código de mandato, se indicará el CIF o NIF del cliente.
– La empresa rellenará los datos de mandato en la aplicación y se lo enviará al cliente potencial rellenado para que lo firme.

2.2. Clientes con autorización firmada:
El programa Indot generará un mandato interno para aquellos clientes que la empresa tenía con autorización bancaria firmada por el cliente, para que pueda seguir funcionando con normalidad. Ya que la norma permite que para los clientes que ya se tenga la autorización, se pueda mantener.
Pero en el caso de que no tenga la autorización o quieran cambiar de tipo de adeudo al B2B, la empresa podrá enviar el mandato que elija.
Este mandado se enviará de forma masiva mediante correo electrónico, con un proceso que lleva la aplicación, a todos los clientes seleccionados que tengan recibo y incluyendo en el cuerpo del email un documento explicando la norma SEPA y el tipo de mandato, en función del tipo de cliente.

B.3. Recepción del Mandato:

Una vez que la empresa, reciba el mandato realizará los siguientes pasos:
3.1. Según el tipo de mandato enviado:
– Mandato enviado en blanco: actualizará los datos rellenados por el cliente en el mandato en Indot: tipo de mandato, IBAN, BIC…
– Para los mandatos que se generaron desde la aplicación, se revisará que el cliente no haya realizado ninguna modificación.
3.2. Escaneará el mandato desde la pantalla de gestión de mandatos y adjuntará a su ficha de cliente.
3.2. Marcará en el programa que hemos recibido la autorización: se realizará automáticamente una vez escaneado. El programa nos preguntará si queremos marcarlo como mandato recibido
El programa en la gestión de Tesorería llevará una opción en la cual se podrá actualizar el tipo de mandato, en todos los documentos emitidos ( ofertas, pedidos, albaranes y facturas) después de la fecha de la firma del mandato.

B.4. Emisión de adeudos:

Para emitir el adeudo al cliente, se tiene que tener en cuenta lo siguiente:
– Se podrán realizar adeudos bancarios a los clientes siempre y cuando tengamos el mandato y este informado en el programa.
– Solo se podrán pasar recibos que su fecha de factura tenga al menos tres días de antigüedad.
– No se podrán pasar recibos si en 36 meses no hemos realizado ningún adeudo anterior al cliente ya que el mandato no tendría vigencia.

C. Acreedores: Gestión de los mandatos:

Los proveedores que envíen su mandato, se le indicará en el programa una marca si le hemos firmado el mandato B2B.
Además se escaneará su mandato y se adjuntará al proveedor, como control del documento firmado.

D. Actualización de las cuentas bancarias de los clientes:
Se realizará una actualización de forma masiva de las cuentas bancarias de los clientes a la nueva cuenta incluyendo el IBAN y el BIC.

E. Actualización de las cuentas de la empresa:
Se realizará una actualización de forma masiva de las cuentas bancarias de la empresa a la nueva cuenta incluyendo el IBAN y el BIC.