2. Depósito de Cuentas Anuales
El marco conceptual del Plan General de Contabilidad señala que los Estados Contables, Estados Financieros o Cuentas Anuales son los documentos que recogen la información financiera y pretenden cubrir las necesidades de los usuarios en su proceso de toma de decisiones económicas.
Las Cuentas Anuales comprenden:
1. Balance
2. Cuenta de Pérdidas y Ganancias
3. Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN)
4. Estado de Flujos de Efectivo (EFE) (En determinados supuestos no se presenta).
5. Memoria.
Estos documentos forman una unidad, y deben redactarse con claridad para que la información suministrada sea comprensible y útil, mostrando la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.
Atendiendo a la legislación vigente, existen tres formatos diferentes para la presentación de estas cuentas anuales:
• Modelo PYMES.
• Modelo Abreviado.
• Modelo Normal. Solo los obligados a presentar este modelo tendrán que confeccionar el Estado de Flujos de Efectivo.
Para decidir cuál es el modelo a presentar, atenderemos al siguiente cuadro:
Se podría dar el caso de que una empresa podría presentar el modelo abreviado de pérdidas y ganancias y el normal de balance, estado de cambios de patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y memoria, en función de la combinación de los parámetros de la página anterior.
Para la presentación de las cuentas anuales atenderemos a los siguientes plazos:
1. En los tres meses (como máximo) posteriores al cierre del ejercicio, se tendrán que formular las cuentas anuales.
2. La junta general ordinaria, previamente convocada al efecto, se reunirá necesariamente dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio, para, en su caso, aprobar la gestión social, las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado.
3. Las cuentas anuales se presentarán en el Registro Mercantil del domicilio social en el plazo de 1 mes desde su aprobación. El plazo de un mes se cuenta de fecha a fecha, es decir, si se aprueban el día 30 de Junio, se depositan el 30 de Julio. La fecha máxima de presentación será, por tanto, el 30 de julio
FORMAS DE PRESENTACIÓN
SOPORTE CD/DVD:
Para preparar el CD/DVD previamente tendremos que haber generado un documento comprimido en ZIP; este archivo comprimido contiene dos archivos:
Para generar estos dos archivos, utilizamos una aplicación propia del Registro Mercantil, llamada “Depósito digital de cuentas (D2)” (https://www.registradores.org/estaticasm/legalia/Instalar_D2_2014.exe)
La aplicación D2 nos permite ir rellenando los datos de forma manual y, una vez terminado, nos genera estos dos archivos que van en el ZIP, así como lo que se denomina “Instancia de presentación” (por triplicado) y la “certificación de la huella digital”.
Cuando vamos a presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil, el primer paso será hacer una provisión de fondos, disponible en la página web del Registro en Almería o en cualquier otra provincia (http://www.rmalmeria.com/).
Al hacer esta provisión de fondos, nos descargamos los siguientes documentos:
1. Carta de pago a presentar en nuestra entidad financiera.
2. Modelo de acta de la aprobación de las cuentas anuales en Junta General.
Como resumen, en el registro mercantil debemos presentar, como máximo el 30 de julio de cada ejercicio, la siguiente documentación:
1. Carta de pago sellada por la entidad financiera.
2. Acta de aprobación de las cuentas anuales en Junta General.
3. CD/DVD donde hemos copiado el archivo ZIP.
4. Instancia de presentación (firmada por triplicado).
5. Certificado de la huella digital firmado.
PRESENTACIÓN TELEMÁTICA
Para utilizar este sistema lo primero que debemos hacer es vincular nuestro certificado digital con un usuario, es decir, nos daremos de alta como usuarios (https://www.registradores.org/registroVirtual/altaAbonado.do?dispatch=init&destinoVolver=init.do). Una vez hecho esto, entraremos en la web https://www.registradores.org/ y elegimos “Presentación telemática de documentos”:
Existen dos tipos de presentación telemática:
1. Presentación Telemática Mixta:
La tramitación de la presentación del depósito de cuentas se realiza de forma mixta; mediante el Portal Web de Presentación Telemática del Colegio de Registradores se envía al Registro Mercantil el fichero .zip conteniendo depósito, y en un momento posterior se deberá enviar por correo certificado o presentar en el Registro Mercantil, el Certificado de Aprobación de Cuentas (que debe incluir la/s firma/s manuscrita/s y la Huella Digital del depósito), Instancia de Presentación, Huella Digital del depósito y el Acuse de Recibo de Presentación Telemática emitido por el Portal Web.
2. Presentación Telemática completa:
La tramitación de la presentación del depósito de cuentas se realiza de forma íntegra mediante el Portal Web de Presentación Telemática del Colegio de Registradores. Se envían al Registro Mercantil dos ficheros; el fichero. zip conteniendo el depósito y el fichero que contiene el Certificado de Aprobación de Cuentas (que debe incluir la/s firma/s manuscrita/s y la Huella Digital del depósito). La Presentación Telemática es firmada por el presentante mediante firma electrónica.
LAS CUENTAS ANUALES EN INDOT
El primer paso antes de generar las cuentas anuales es asegurarnos que toda la contabilidad está correcta, revisando los saldos y calculando el beneficio después de impuestos. Las cuentas anuales a depositar en el Registro Mercantil deben contemplar el beneficio neto después de impuestos y, por consiguiente, todos los datos de balance deben ser correctos.
Una vez cerrada la contabilidad, entramos en el menú de INDOT de Contabilidad / Cuentas Anuales:
Dentro de este menú, seleccionamos Registro Mercantil / Configuración:
En este menú de configuración, rellenaremos toda la información necesaria para la presentación de las cuentas anuales: Identificación, Personal Asalariado, Firmas y Configuración de Documentos:
Toda esta información es imprescindible para poder generar correctamente el archivo que luego nos permitirá hacer el depósito de las cuentas anuales.
Un apartado importante es el de Configuración de Documentos, donde tendremos que indicar correctamente el tipo de formato (abreviado o normal), así como la ruta de la plantilla para confeccionar la Memoria:
Una vez suministrada toda la información de las pestañas anteriores, seleccionamos la opción Registro Mercantil / Depósito digital:
Este proceso nos generará un archivo de extensión XBRL en la ruta especificada, que será el que importemos desde el programa del Registro Mercantil.
Una vez generado el archivo, entramos en D2 – Depósito digital, descargado de la web https://www.registradores.org/registroVirtual/descargas.do:
Pinchamos en Importar y validar huella, de un fichero XBRL y seleccionamos el archivo generado por INDOT.
Una vez importado, nos encontraremos con las siguientes pantallas que aceptaremos:
Estos incumplimientos se refieren a la siguiente información, que tendremos que verificar pinchando dos veces sobre ellos:
Con respecto al AIN_008, tendremos que adjuntar el documento de memoria en el apartado correspondiente:
Y seleccionamos el formato y la ruta donde tengamos almacenado el archivo de memoria.
GENERACIÓN DE DOCUMENTOS EN INDOT:
1. Estado de Cambios de Patrimonio Neto.
INDOT nos permite generar este estado contable, que tendremos que rellenar manualmente en el programa de Depósito – D2.
Para obtenerlo, seleccionamos “Patrimonio Neto” dentro de Contabilidad. Previo a la generación de este estado contable, el ejercicio tendrá que estar cerrado.
Con la información proporcionada por este estado contable, rellenaremos manualmente los campos de la aplicación D2 del Registro Mercantil.
2. Memoria.
Para generar este documento, en primer lugar entraremos en Contabilidad/Memoria; este proceso es necesario para que internamente realice los cálculos.
Una vez terminado este proceso, entramos en Contabilidad/Cuentas Anuales/Memoria, obteniendo esta secuencia:
Se generará un documento de Word en la carpeta de destino; una vez generado, lo convertiremos en PDF y guardaremos en nuestro PC. Y este será el documento que subamos a la plataforma D2 – Depósito Digital.
En todos los casos, es altamente recomendable, previo a la realización de cualquiera de estas operaciones, hacer una regeneración de saldos para el ejercicio actual y para el anterior.
