1. Legalización de Libros
El Reglamento del Registro Mercantil y el Código de Comercio indican que los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilización, se ponga en el primer folio de cada uno diligencia y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. Mediante la legalización, el Registro sella los libros con la finalidad de que su información no se pueda manipular con posterioridad.
El reglamento que regula el funcionamiento del registro mercantil establece los términos en los que han de presentarse los libros obligatorios fijando un plazo máximo de cuatro meses a contar tras el cierre del ejercicio; así, una entidad cuya fecha de cierre de ejercicio coincida con la finalización del año natural, 31 de diciembre, dispondrá hasta el 30 de abril del año siguiente para realizar la presentación de los libros de contabilidad en plazo.
Los libros contables pueden legalizados por cualquiera de los siguientes procedimientos:
1. Presentación presencial en papel:
Deberá adquirir una instancia oficial suministrada por el Registro, en la cual detallará los libros que presente a legalizar, en dicha instancia deberá constar datos del presentante, domicilio, teléfono, sociedad que se presenta a su legalización, año que se presenta, libros, totalidad de folios que contienen, año anterior de cierre y sobre todo y obligatorio sello de la sociedad. Deberá además abonar la tarifa correspondiente, que variará en función del número de libros que se presenten.
2. Presentación presencial en Soporte Magnético:
La elaboración de los ficheros se realiza mediante los programas contables que posean esa utilidad o bien utilizando el programa “Legalia”. El programa elabora una instancia de presentación en la cual figuran los datos registrales de la sociedad, presentante y las huellas digitales de cada libro que se presenta a su legalización. Se presentan dos copias, una se queda en el Registro y la otra se la lleva el interesado sellada por el Registro.
3. Presentación Telemática mediante Firma Electrónica.
Para la presentación telemática se requiere ser usuario abonado del Colegio de Registradores y ser titular de Firma Electrónica expedida por el Servicio de Certificación de los Registradores. En este caso, no es necesario aportar nada al Registro, el pago se hace mediante banco y las facturas se expiden por correo electrónico a su buzón de notificaciones.
INDOT permite generar todos los archivos necesarios para la legalización utilizando el software LEGALIA, proporcionado por el Registro Mercantil.
En el menú Contabilidad, Cuentas Anuales, Registro Mercantil, seleccionamos “Legalización de libros”:
En esta última ventana, seleccionamos cada documento en azul e INDOT generará de forma automática el estado contable correspondiente, que exportaremos en formato pdf a la carpeta de destino que deseemos. Una vez generado cada documento, pincharemos en la parte derecha de cada renglón para cargar los documentos creados:
Quedando una pantalla similar a esta, en la que pondremos la fecha de solicitud y la ruta del directorio en el que tengamos instalada la aplicación LEGALIA:
Pinchamos ACEPTAR y nos generará un archivo dentro de la carpeta DATA de la carpeta seleccionada del programa.
Una vez instalada la aplicación LEGALIA (https://www.registradores.org/estaticasm/legalia/Legalia2_2014.exe), en el menú principal seleccionamos “importar”:
Seleccionando la ruta de acceso al directorio donde enviamos los datos desde INDOT; para terminar, pulsamos Importar:
Generándose así un formulario de presentación que revisaremos y nos permitirá la legalización de los libros oficiales en el Registro Mercantil.